Detallamos cómo preparar una oferta con el ERP de Microsoft
Normalmente, en nuestros artículos, escribimos acerca de las ventajas que tiene trabajar con Microsoft Dynamics 365 Business Central en la nube pero, en esta ocasión, va a ser diferente.
Hemos pensado que muchas de esas ventajas ya te las sabes y, tal vez, te gustaría aprender otras cosas como, por ejemplo, usar y sacar partido al ERP de Microsoft conociendo mejor ciertos procesos.
Así que queda oficialmente inaugurada la serie de artículos –Usando el ERP 365 Business Central-.
Hoy comenzamos con la creación de una oferta de venta.
¿Qué encontrarás en una ficha de oferta de venta?
El primer paso: insertar datos para una oferta
Una vez clicamos sobre crear una nueva oferta de venta se nos abrirá una ficha llena de campos para poder informar muchos datos sobre, por ejemplo, nuestro cliente.
Pese a tener más de veinte campos a informar, no son todos obligatorios. Es muy interesante tener la opción de poder dejar informados muchos datos, aunque finalmente no los utilicemos. A cada empresa le interesa sacar informes de algunos campos.
En Microsoft Dynamics 365 Business Central tienes la ventaja de que se autocompletan algunos campos que ya tenemos introducidos en la ficha de cliente.
Business Central: ya puedes archivar versiones de ofertas sin perder los datos
Otra de las ventajas con las que contamos con el software de Microsoft es que podemos dejar registradas las diferentes versiones de las ofertas sin perder los artículos y/o servicios que se ofrecen. Podemos recuperar en cualquier momento aquello que ya se le ha ofrecido al cliente.
Modificar puntualmente los términos y las formas de pago es posible
Si continuamos con la ficha de oferta de venta podemos modificar los términos de pago y/o las formas de pago de manera puntual, es decir, aunque en la propia ficha puedes dejar registrado como lo hace habitualmente, en cada oferta podrás determinar (por si el cliente te lo pide) una nueva forma de hacerlo.
Los botones que encontrarás en la parte superior
¿Qué nos permite la cinta superior en una oferta de venta en Business Central?
En la parte superior de cualesquiera de los documentos que creemos en Microsoft Dynamics 365 Business Central verás diferentes botones que te ayudaran a agilizar los procesos o a extraer datos una forma más sencilla.
En este caso, una de las primeras opciones que encuentras, es la creación de un pedido directamente con la oferta. Así que solo con un clic, conseguirás crear directamente el pedido, la factura o copiar líneas de otro tipo de documento (oferta, factura, abonos…).
Crea informes a tu medida: personaliza los datos que te interesan
Otro de los botones que puedes encontrar está hecho para que tú mismo/a decidas cuales son los parámetros más interesantes (dimensiones) con los que trabajar para posteriormente, extraer datos y hacer informes hechos a tu medida.
Además, evidentemente, puedes añadir comentarios, datos adjuntos, etc. para poder complementar la información y dejarla archivada junto a esta oferta.
¿Para qué sirve el botón solicitar aprobación?
Sabemos que muchas empresas funcionan con diferentes niveles de aprobación antes de seguir con el siguiente paso.
Pues aquí es donde entra en juego todas las opciones que este botón nos aporta. Cuando la oferta está preparada solo la tienes que enviar para su aprobación (todo desde la misma pantalla de Business Central).
Imprimir, enviar, navegar por otras fichas como la de cliente con el software de Microsoft
Protege tu oferta e imprímela o envíala
Los siguientes botones que encontrarás están pensados para bloquear la oferta y que no se pueda modificar. También puedes enviarla por email o incluso imprimirla para ti o para tu cliente. Mas allá de todo esto podrás navegar desde la propia oferta en las fichas internas del cliente o del proveedor.
Has de tener en cuenta que Business Central está pensado para facilitar el día a día así que podrás encontrar desde un botón para aplicar descuentos directamente, para predecir el pago de este cliente… o incluso, te mostrará los movimientos que se crearían una vez validamos esta oferta.
Tenemos una opción muy interesante que no lo contemplan otros ERP’s, que es la de la creación de una plantilla por cliente (o más de una) con las compras que habitualmente te hacen. Es decir, podrás guardar “la lista” de los artículos y los servicios que se repiten en las ofertas o pedidos para así, recuperarlo a golpe de clic y no tener que introducirlo manualmente.
¡Solo te hemos contado la oferta, pero como ves está todo pensado para que no traiga demasiados quebraderos de cabeza! Imagínate entonces lo fácil que es gestionar el pedido, el envío, la facturación… ¡Contacta con nosotros y te informamos!
