Una de las grandes decisiones si estás al frente de una empresa es la elección de un ERP para la gestión de los diferentes procesos empresariales. Dos de los grandes competidores, si hablamos de pequeñas y medianas empresas, son Microsoft Dynamics 365 Business Central y SAP Business One.

Para la toma de esta decisión te planteamos una comparativa entre ambos softwares para que puedas resolver algunas de las dudas que seguramente tengas sobre la mesa.

¿Cómo es el entorno de trabajo?

¡Moverte rápido por el ERP significa tardar menos tiempo en solventar tareas!

Microsoft 365 (anteriormente conocido como Office  365) es uno de los más usados a nivel mundial. La mayoría de los usuarios trabaja con Excel, Word y Power Point, etc. ¿Es tu pyme una de las que trabaja con estas herramientas? Como ya sabrás, Microsoft Dynamics 365 Business Central es el ERP de Microsoft, es decir, y a nivel estético es una réplica de la apariencia de los productos anteriormente comentados por lo que su uso será muy intuitivo y la curva de aprendizaje es bastante baja.

Si los empleados de tu empresa ya se mueven como pez en el agua por Excel (por ejemplo), el entorno de Business Central les parecerá muy intuitivo y fácil de usar, no tenemos ninguna duda.

Respecto a SAP Business One, este cuenta con una estética más sencilla. Al no tener una suite de productividad tan conocida como Microsoft 365, aprender a utilizar este ERP suele implicar el aprendizaje de una interfaz totalmente nueva y la curva de aprendizaje es mucho mayor que la del ERP de Microsoft. Y, aunque a veces, la curva de aprendizaje no es un factor clave a la hora de elegir un software ERP, tener una curva baja, permite reducir tiempos y extraer mucho más partido a la solución desde el principio.

¿Cómo es la implementación del ERP?

Implementar las funcionalidades que tu pyme necesita es clave

Microsoft Dynamics 365 Business Central te permite seleccionar módulos individuales creando así un ERP totalmente personalizado. En cambio, SAP Business One ofrece menos flexibilidad, cuenta con una implementación más rígida ya que no es posible escoger los módulos que más le interesan a tu empresa, se implementan un pack de módulos sin tener en cuenta si la funcionalidad le interesa a la pyme o no.   

Otro de los factores que se debe tener en cuenta en una implementación es el país donde te encuentras y con qué idioma quieres trabajar. SAP Business One está disponible en 100 países y en 27 idiomas, 365 Business Central lo encuentras en más de 150 países y 22 idiomas.

¿Dónde estarán mis datos?

Hablemos de futuro, hablemos de la nube

Ambos ERPs dan la posibilidad de usarlo en On-premise, pero tanto Microsoft Dynamics 365 Business Central como SAP Business One ya trabajan en cloud. Actualmente, trabajar en la nube contempla muchas más ventajas que hacerlo en local como puede ser las actualizaciones constantes, la seguridad o las múltiples funcionalidades.

También es importante tener en cuenta que, en ambos casos, el despliegue del ERP se gestiona y vende a través de partners oficiales, autorizados tanto por SAP como por Microsoft.

Personaliza su ERP: Extensiones y aplicaciones

Crea un ERP hecho a tu medida con aplicaciones

En esta ocasión SAP Business One se queda atrás si hablamos de facilidades para personalizar tu software. Este ERP cuenta con mayor complejidad para adaptarse a tu pyme ya que cualquier modificación implica un cambio a nivel de código. Es por este motivo que siempre necesitaras a un programador para poder llevar a cabo cualquier cambio.

En cambio, Microsoft Dynamics 365 Business Central te permite, por un lado, personalizar algunos campos o vistas en el momento en el que estás trabajando para adaptarlo al rol que tengas en tu empresa, es decir tiene una interfaz personalizable según tus necesidades. En el caso de trabajar desde el almacén necesitaras tener accesos rápidos a ciertas pantallas que, por ejemplo, siendo comercial no utilizarás.

Además, tras la transformación de Dynamics NAV a 365 Business Central, contarás con el market place Microsoft Appsource para tener acceso a nuevas extensiones y/o aplicaciones para que el propio usuario pueda instalarse (como si de una aplicación de un móvil se tratara) la funcionalidad que necesite su negocio.

En resumen, con la propuesta de Microsoft podrás usar una tienda de aplicaciones como lo hacemos habitualmente en nuestros dispositivos móviles, solo que en el ERP. En la Microsoft Appsource, certificadas previamente por Microsoft, encontrarás todo tipo de extensiones que podrás descargar, instalar y usar para acabar de darle forma a tu ERP.

La actualización, el miedo de la pyme

El cambio constante implica contar con un ERP que se actualice automáticamente

En ambos casos se actualizan periódicamente, el usuario no debe preocuparse por este paso.

En el caso de Microsoft Dynamics 365 Business Central la actualización comporta pequeños cambios con el único objetivo de seguir facilitando cualquier proceso empresarial.

El ERP de Microsoft cuenta con un botón en la parte superior donde puedes encontrar un acceso directo a la web oficial donde podrás informarte de los cambios que se presenten.

Gestiona todos tus departamentos desde un único lugar

Una única herramienta para tus procesos reduce tiempos

Con SAP Business One gestionarás toda tu contabilidad, el inventario y los almacenes. Además, tendrás bajo control todo lo que a compras se refiere, además de crear informes y análisis.

Microsoft Dynamics 365 Business Central te permitirá gestionar todos los departamentos de tu pyme, desde la contabilidad y el inventario (todo lo relativo a almacenes) hasta la gestión de la relación con tus clientes, la logística y todo lo relativo a recursos humanos. La planificación, la creación de informes y el análisis de tus datos también se puede gestionar con el ERP de Microsoft.

Tabla comparativa

SAP Business One 365 Business Central
Tipo de empresa Pequeñas y medianas empresas Pequeñas y medianas empresas. Enterprise Edition para empresas más grandes
Hosting On-premise y Nube On-premise y Nube
Integración Se integra con soluciones certificadas por SAP Microsoft AppSource proporciona acceso a soluciones de terceros certificadas por Microsoft además de tener múltiples conectores con los principales softwares del mercado
Actualizaciones SAP tiene nuevas actualizaciones cada 2 o 3 años en su versión premise y la versión cloud se actualiza automáticamente En general 2 oleadas de versiones a cargo de Microsoft en la nube
Funcionalidades Contabilidad y Finanzas | CRM, Ventas y Clientes | Compras y Operaciones | Servicios | Inventario y Almacén | Proyectos | Producción | RR.HH. | Informes y Análisis. Contabilidad y Finanzas | CRM, Ventas y Clientes | Compras y Operaciones | Servicios | Inventario y Almacén | Proyectos | Producción | RR.HH. | Informes y Análisis.
Usuarios Máximo 100 usuarios Máximo 250 usuarios
Países e idiomas 100 países y en 27 idiomas 150 países y en 22 idiomas
Implementación No ofrece la posibilidad de implementar solo los módulos que la pyme necesita. La implantación incluye al menos diez módulos principales Permite al usuario seleccionar módulos individuales de acuerdo con sus requisitos comerciales
Personalización Mayor complejidad para adaptar la solución, modifica el código Puedes personalizar diferentes campos, vistas y flujos de trabajo sin modificar el código
Extensión de funcionalidad Cuenta con la plataforma Microsoft Appsource donde el usuario puede descargarse extensiones/aplicaciones para cubrir cualquier necesidad de la pyme
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